Cos'è la fattura elettronica?

Cosa succede dal 1° gennaio?

Inviare una fattura in modalità elettronica significa utilizzare un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle proprie fatture che sostituisca l’utilizzo del formato cartaceo.

Dal 1 Gennaio 2019 la norma italiana prevede che l’utilizzo di questa modalità di fatturazione, già attiva verso la Pubblica Amministrazione, si estenda a tutto il resto del mercato (B2B e B2C), in maniera obbligatoria, salvo alcune esclusioni.

In particolare è previsto l’obbligo di certificazione dei corrispettivi relativi alle cessioni di beni e alle prestazioni di servizio che hanno i soggetti residenti e stabiliti nel territorio dello Stato (nella norma si fa riferimento anche agli identificati, ma gli stessi per ragioni di incompatibilità rispetto alla deroga richiesta all’UE sono stati esclusi dapprima dalla circolare 13/E del 2 luglio 2018 e poi normativamente dal D.l. 119/2018).

La fatturazione elettronica segue un percorso unico standardizzato, attraverso il passaggio necessario al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, il quale opera quale “postino elettronico” della fattura.

Il Processo di Fatturazione

Semplificando, il processo si articola nelle seguenti fasi:

  1. Compilazione della fattura elettronica tramite un software dedicato
  2. Apposizione della firma digitale (tramite firma elettronica qualificata) del soggetto che emette la fattura (o del suo intermediario), per garantire origine e contenuto del documento
  3. Invio al destinatario tramite il Sistema di Interscambio che, dopo i controlli tecnici automatici, provvederà a recapitare il documento alla Pubblica Amministrazione o al soggetto privato a cui è indirizzato.
  4. Messa in conservazione della documentazione elettronica

Il Sistema di Interscambio rappresenta quindi il vero nuovo elemento di collegamento tra mittente e destinatario della fattura: consente al fisco di acquisire tempestivamente la fattura ed ha il compito di verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi.

L’utilizzo del SdI obbliga il cedente/prestatore ad attivare un canale di comunicazione e al cessionario/committente di indicare all’emittente un indirizzo a cui far recapitare la fattura ovvero di registrare presso lo stesso SdI un indirizzo telematico. Queste operazioni sono dettagliatamente definite dai provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018.

A chi è rivolta la fatturazione elettronica?

Per quali soggetti è obbligatoria

Già da molti mesi sono tenuti ad inviare fatture in formato elettronico tutti i soggetti che si rivolgono alla Pubblica Amministrazione.

Dal 1 Gennaio 2019 l’obbligo di emissione di fatture elettroniche mediante il sistema di interscambio SdI fornito dall’Agenzia delle Entrate viene esteso a tutte le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti privati (partite IVA e consumatori finali) residenti e stabiliti nel territorio dello Stato italiano.

Le categorie escluse

Sono tuttavia esclusi, almeno per il momento, le seguenti categorie:

  1. soggetti che applicano il regime forfettario (commi 54-89, art. 1, legge 190/2014);
  2. soggetti che applicano il regime dei minimi o regime di vantaggio (commi 1 e 2, art. 27, decreto legge 98/2011);
  3. operatori sanitari che inviano i dati delle fatture al Sistema della Tessera Sanitaria;
  4. associazioni sportive dilettantistiche;
  5. le cessioni di beni e le prestazioni di servizi rese nei confronti di non residenti, comunitari ed extra-comunitari.

Rimane tuttavia inteso, si legge nelle norme, che i soggetti esclusi sono esonerati dalla sola emissione di fatture elettroniche, ma non dalla loro eventuale ricezione (ad esempio fatture emesse da loro fornitori). Ciò significa che ad esempio i soggetti che applicano il regime dei minimi dovranno anch’essi in realtà attrezzarsi comunque per ricevere le fatture elettroniche.

Come si fa la Fattura Elettronica?

Stesso valore della cartacea

La fattura elettronica ha le stesse caratteristiche e valore della fattura cartacea, quindi conterrà, in linea di massima, gli stessi campi (obbligatori e facoltativi) del modello a cui siamo da sempre abituati.
La compilazione della fattura elettronica può essere fatta tramite l’ausilio di software specifici per questa attività, ad esempio il nostro applicativo MoniDoc, che guidano l’utente passo dopo passo nell’inserimento dei valori necessari affinché il documento sia adempiente agli obblighi di legge.
Mediante il canale di comunicazione accreditato presso il Sistema di Interscambio (SdI), con il servizio si potranno poi trasmettere (e ricevere) le fatture elettroniche verso i propri destinatari.
In generale, le informazioni che non possono mancare nella fattura elettronica sono:
• I dati del mittente: ragione sociale, Partita IVA, codice fiscale, indirizzo legale;
• I dati del cliente/destinatario: le stesse informazioni fornite per il mittente ed, in più, è necessario indicare il codice destinatario, fondamentale per l’invio della fattura elettronica tramite il Sistema di Interscambio;
• I dati rilevanti per la fattura: numero, data emissione, importo del pagamento, aliquota IVA. Inoltre bisogna indicare se eventualmente sono state applicate delle esenzioni (indicando in tal caso la norma di legge di riferimento), o anche lo Split Payment;
• La causale;
• I dati del contratto: sono richiesti solo per le fatture elettroniche che fanno riferimento ad opere pubbliche o anche ad interventi finanziati da contributi comunitari. Nel dettaglio, in questi casi va indicato il codice GIP (codice identificativo di gara) e il codice CUP (codice unico di progetto), in mancanza dei quali le Pubbliche Amministrazioni non potranno procedere con il pagamento della fattura.
Sono normalmente previsti ulteriori campi facoltativi per eventuali dettagli che si vogliano inserire (come informazioni di pagamento, allegati,…).

Il processo d'invio

Ogni software ha le proprie particolarità ma, in generale, possiamo riassumere il processo per l’invio della fattura elettronica nei seguenti passaggi standard:
1. Scelta in rubrica del destinatario della fattura (o eventuale creazione, se nuovo)
2. Compilazione dei campi necessari e facoltativi che verranno effettivamente riportati in fattura
3. Salvataggio del documento compilato: in questa fase, in particolare, è fondamentale la creazione del formato .Xml, necessario per le fasi successive
4. Firma digitale della fattura, che conferisce il vero valore legale al documento: andrà eseguita tramite una semplice procedura, ad esempio tramite applicativi di firma come Dike; in pochi click si otterrà il file firmato pronto da inviare
5. Trasmissione al destinatario, attraverso il passaggio al Sistema di Interscambio (SdI), con un ulteriore click
Una volta che l’invio della fattura è stato eseguito sarà possibile visualizzare eventuali notifiche di scarto dovute ad errori; in caso contrario la fattura verrà recapitata.
Completati questi passaggi è, infine, richiesto dalla norma l’invio in conservazione di quanto spedito. La maggior parte degli applicativi dedicati alla fatturazione elettronica prevede anche questo step ulteriore.

Perché scegliere MoniDoc?

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